Chez b.workshop, notre mission est d’accompagner nos clients dans la digitalisation de leur back-office à travers des solutions dans l’univers ERP telles que NetSuite, JD Edwards, Esker ou encore Kyriba. Persuadé depuis ses débuts qu’un consultant heureux fait un client heureux, b.workshop a toujours mis un point d’honneur à cultiver le bien-être au travail pour ses collaborateurs.
Et chez b.workshop, nous sommes convaincus que le bien-être au travail commence avant tout par un bon onboarding ! C’est pourquoi nous avons mis en place un processus d’intégration des nouveaux arrivants que l’on peaufine au fil des ans et des évolutions en fonction des contextes internes (nouvelles agences, solutions) ou externes (Covid, télétravail).
L’objectif est bien sûr d’accueillir au mieux nos nouvelles recrues pour qu’elles se sentent le plus à l’aise possible mais pour nous l’onboarding c’est aussi une formidable manière de véhiculer nos valeurs et notre état d’esprit. Faire de cette étape clé de la vie de nos collaborateurs, un véritable tremplin vers une collaboration réussie et des équipes épanouies.
Nous avons terriblement envie de vous expliquer notre vision de l’onboarding, mais juste avant, voici b.workshop en quelques chiffres clés :
b.workshop en quelques chiffres
81/100
Index égalité femmes-hommes
L’onboarding b.workshop : des débuts à maintenant
A ses débuts, b.workshop c’était une équipe composée de quelques abeilles, très peu de hiérarchie et beaucoup de projets en commun. La question de l’onboarding ne se posait donc même pas.
À ce moment-là, intégrer b.workshop c’était rentrer dans une équipe particulièrement soudée qui se connaissait par cœur (et nos clients aussi) et qui travaillait en totale collaboration sur les projets. L’intégration de nouveaux arrivants se faisait donc tout naturellement puisqu’elle était automatique et de proximité.
"Quand je suis arrivé à b.workshop, ça a été un peu déroutant...passer d'une grande ESN à une équipe de 3 personnes implique forcément quelques changements d'habitudes. La question de l'onboarding ne s'est pas posée immédiatement, les tout premiers collaborateurs se connaissant déjà de longue date, pour autant nous avons mis très tôt en place des processus administratifs et RH afin d'anticiper la croissance de notre effectif. Aujourd'hui la mécanique est bien rôdée et nous permet d'accueillir des collaborateurs de tout âge et de tout horizon en toute sérénité"
Puis au fil des années, les équipes ont commencé à s’agrandir. Tout d’abord, ce sont les murs que nous avons dû pousser. De nouveaux locaux plus spacieux à Clichy, puis une agence sur Lyon et enfin, l’ouverture de notre agence sur Nantes en 2021. Lorsque nous avons dépassé la barre des 30 abeilles, nous nous sommes rendu compte que si nous voulions garder la qualité de l’intégration de nos nouvelles recrues, il nous était indispensable de mettre en place un processus d’onboarding bien huilé.
Aujourd’hui, b.workshop compte environ 70 abeilles réparties dans nos différentes agences, en télétravail ou encore chez nos clients. Grâce à notre processus d’intégration qui allie agilité et accompagnement, nous sommes fiers de constater par les retours et témoignages des derniers arrivés, que malgré notre croissance nous avons réussi à conserver un accueil chaleureux et efficace dans la Ruche !
Allez c’est parti, on vous dévoile étape par étape notre plan d’intégration d’un nouvel employé :
Comment se passe un onboarding chez b.workshop ?
1) Le pré-boarding : un élément clé
Chez b.workshop, l’onboarding de nos collaborateurs commence bien avant leur arrivée ! Pour nous c’est même l’un des éléments clés dans la réussite d’une bonne intégration. En effet, nous considérons que le pré-boarding est une étape importante dans l’accueil de nouveaux collaborateurs car il permet de créer et maintenir un lien avec nos futurs collègues, de leur donner une vision de b.workshop et un sentiment d’appartenance avant même leur arrivée.
Par exemple, le pré-onboarding chez b.workshop c’est :
- Invitations aux événements d’entreprise : quoi de mieux qu’un événement d’entreprise pour présenter et intégrer nos futurs collaborateurs dans nos équipes de manière informelle !
- Détail de la première journée : nous informons notre futur collaborateur du programme de sa première journée afin de le rassurer
- Préparation administrative et opérationnelle en amont : L’arrivée de nos nouveaux collaborateurs commence bien en amont. Notamment avec la préparation des aspects logistiques afin que le collaborateur se sente attendu, avec l’intégralité de son matériel et de ses accès déjà prêts
Toutes ces actions nous permettent de préparer nos nouvelles abeilles à prendre leurs fonctions, mais aussi leurs marques plus rapidement et plus sereinement le Jour J.
2) Le jour J
Chez b.workshop, nous avons à cœur d’accueillir de la même manière chacune de nos nouvelles recrues lors de leur premier jour. Nous sommes conscients que ce jour peut être stressant et souvent source de surinformation.
Nous avons donc décidé de partager cette journée en différentes sessions :
- Un petit déjeuner d’accueil qui regroupe l’ensemble de l’agence pour célébrer leur arrivée
- Mise à disposition de leurs appareils informatiques, sessions et overview administrative
- Overview RH : à travers un livret d’accueil et de l’accompagnement de notre RH, nous donnons au nouvel arrivant toutes les clés pour sa vie en entreprise
- Déjeuner avec le manager et si possible l’équipe
- Présentation de b.workshop et des solutions par le manager
- Un kit d’accueil au logo b.workshop : cahier, crayon, gourde, chargeur multifonction
Le voilà fin prêt pour commencer à entamer son premier mois parmi nous. Tous ses accès sont bouclés dans la journée le rendant opérationnel dès son 1jour.
3) L’entretien avec le manager : feuille de route de cette première période
Le manager est présent pour accompagner le collaborateur, particulièrement lors de ses premiers jours. Un entretien avec le manager est organisé pour définir la feuille de route sur les premières semaines. Le collaborateur a ainsi une idée précise de ses objectifs.
Cette étape leur permet de trouver leur place dans nos équipes plus rapidement et de faciliter leur prise de poste. Ils comprennent ce que b.workshop attend d’eux, ce qu’ils peuvent apporter et enfin de situer leur progression.
Enfin, un point quotidien est organisé avec le manager pour s’assurer du bon rythme de la formation, répondre aux questions formations/Rh ou toutes autres demandes et affiner au fil de l’eau l’utilisation des outils.
4) La formation
Dans nos équipes, nous avons une culture de la collaboration et du partage des informations dont nous sommes très fiers !
Il était donc indispensable pour nous que cette culture se retrouve dans la formation et l’accompagnement de nos nouvelles recrues. Nous souhaitions également éviter la sur-information par une alternance de théorique et de pratique.
Pour cela, nous mettons à disposition de nos nouvelles recrues différentes méthodes et process d’apprentissage qui se complètent et leur offrent dès le départ une collaboration avec les équipes déjà en place.
- L’accompagnement :
- Nous avons pris pour habitude de créer des binômes junior-sénior pour permettre un accompagnement complet des moins expérimentés sur les projets. Cette collaboration permet une montée en compétences rapide des juniors et dévoile l’appétence des plus expérimentés pour l’accompagnement de leurs pairs.
- Des entretiens, formations et overviews des différents métiers se font également avec plusieurs membres de l’équipe pour avoir une connaissance et culture globale de b.workshop
Les supports de formation :
E-learning
Support interne à disposition sur le SharePoint
Accès à la base de connaissances Confluence créée et alimentée par toute la ruche
- La pratique en toute sérénité :
devenir performant sur une solution c’est absorber beaucoup d’informations et de connaissances. Il est alors indispensable de pouvoir pratiquer et tester ses nouvelles données sur des cas concrets. Les deux premiers mois, nous mettons à disposition des environnements de démo appelés « bacs à sable » qui leur permet de pratiquer des exercices en toute sérénité. Nous embarquons également les nouvelles recrues sur des projets en cours afin qu’ils se familiarisent en duo aux missions accessibles à leur niveau - A eux de jouer !
Le partage des connaissances peut se faire quelques semaines après avoir intégré b.workshop et nous l’encourageons vivement ! Un article sur les nouvelles mises à jours ? Un éclaircissement sur un point pour les prochains formés ? Quel que soit le sujet, chacun peut contribuer et apporter sa contribution à notre banque de connaissances interne. - Et la suite ?
La formation ce n’est pas seulement les premiers mois. Le collaborateur a la possibilité de saisir ses demandes de formation dans l’outil RH. Nous faisons le point sur ses demandes mensuellement pour permettre une bonne organisation des formations et suivre les besoins des collaborateurs tout le long de leur carrière.
En conclusion : un travail de groupe pour un onboarding réussi !
Pour résumer, chez b.workshop, un bon onboarding c’est un lien qui se crée avant même l’arrivée d’une nouvelle abeille, c’est un poste prêt à être utilisé dès la première minute parmi nous et enfin une collaboration entre équipes ultra présente pour accompagner chacun de la meilleure manière possible !
