Chez GB&SMITH, le patrimoine analytique est au cœur de la réussite des organisations. Fondé en 2007, l’éditeur de logiciel français leader sur son marché est en pleine expansion avec maintenant 70 employés répartis dans 4 pays.
GB&SMITH aide plus de 600 entreprises à travers le monde à résoudre leurs défis en matière de BI notamment grâce à son produit phare : 360Suite. Cet outil fournit aux leaders décisionnels des solutions innovantes afin de valoriser BusinessObjects. Avec l’acquisition récente de Kinesis-CI, son alter ego pour Tableau, GB&SMITH devient multi-Bi et ouvre l’ère des Trusted Analytics. De quoi lui assurer un bel avenir !
b.workshop a rencontré Laurent Chrétien (L.C.) Directeur des Opérations et Olivia Christory (O.C.), Directrice Administrative et Financière, pour avoir leur retour sur leur projet d’intégration NetSuite.
Fiche projet :
7 personnes côté GB&S
5 consultants côté b.workshop
Projet
à distance
Durée :
4 mois
module finance et gestion des articles
Quels étaient les enjeux pour GB&S du projet ERP/NetSuite ?
L.C. : « Nous sommes en pleine phase d’accélération de notre croissance. Nous avons choisi d’implémenter l’ERP NetSuite pour 1/ produire nos comptes consolidés, et 2/ rendre plus scalable*, mais aussi dérisquer, un certain nombre de process critiques. NetSuite nous permet de réaligner nos pratiques actuelles sur les standards de l’industrie. Nous éliminons ainsi de multiples briques de notre système d’information, pour tout centraliser dans NetSuite, avec des données propres et unifiées. ».
Quelles étaient les particularités du projet ?
L.C. : « Nous avions un vrai sujet sur la consolidation des comptes étant présents dans 4 pays (France, Canada, Grande Bretagne et Etats-Unis). Avant, Olivia et ses équipes devaient retraiter manuellement les comptes des filiales en devises. L’idée de l’implémentation était de produire plus rapidement et facilement des comptes consolidés et conformes. Par exemple, nous avons intégré au périmètre NetSuite la solution Avalara qui nous offre une conformité sur les taxes aux Etats-Unis. Ce sont des petits détails qui nous permettent d’avoir une efficacité opérationnelle ainsi qu’une réduction des risques ».
Comment jugez-vous l’apport de b.workshop?
O.C. : « Nous sommes très satisfaits, nous apprécions la disponibilité de vos interlocuteurs et nous avons pu à chaque fois résoudre les problématiques et obtenir des réponses sur les bonnes pratiques, nous avons été guidés intelligemment pour arriver au go-live ».
L.C. : « b.workshop est très introduit auprès des comptes de la Tech ayant notamment des activités aux Etats-Unis. Nous avons pu bénéficier du retour d’expérience de b.workshop, c’était très appréciable ».
Comment fait-on pour mettre en place un projet ERP en 4 mois ?
O.C. :« On mobilise les équipes, on use les équipes (rires).
Nous avons eu la chance d’avoir une équipe mobilisée qui croyait au projet, c’est la base je pense. C’est aussi essentiellement du temps, il y a un planning qui a été partagé dès le démarrage fin août, de manière générale nous nous y sommes tenus. Avec le recul, je pense que si l’on avait eu plus de temps je ne sais pas si ça aurait été tellement mieux. Il y a un moment où il faut se mettre dedans et à mon avis, plus c’est long plus on risque d’essouffler les équipes ».
L.C : « Il y a une composante importante, c’est l’adoption quasi systématique des standards qui sont paramétrables et permettent différentes possibilités. Nous avons beaucoup écouté les conseils de b.workshop. C’est une posture qui est essentielle car si on arrive en se disant « on a toujours fait comme ça », « voilà ce que l’on veut reproduire », on est sûr de ne jamais tenir les 4 mois ».
Un impact Covid ?
O.C. :« Je n’ai pas le sentiment que ça ait eu plus d’impact que ça. Nous sommes tous équipés, tout le monde sait utiliser les outils de communication dans notre équipe ».
L.C. : « Je ne suis pas tout à fait d’accord avec toi, car il y a quand même le pot du go live qui aurait été sympa en présentiel (rire) ! Au-delà de cette boutade, nous n’avons travaillé avec b.workshop en présentiel que pendant le kickoff à Lille. Tout le reste s’est effectué en distanciel avec des équipes chez nous qui sont rodées car elles passent beaucoup de temps en visio avec Boston mais nous avons bien remarqué que chez vous aussi ça fonctionnait. Les outils collaboratifs marchent à plein régime !
En quoi la méthodologie SuiteSuccess* et le lotissement de vos différents enjeux ont permis de mettre en place la solution que vous attendiez ?
O.C. : «Nous voulions éviter l’effet Everest, à la fois une montagne beaucoup trop haute à atteindre et dans un temps restreint. On avait une contrainte forte qui était le go live début d’année pour pouvoir commencer l’exercice début 2021 directement sur l’ERP. Il fallait aussi lotir, dans un premier temps nous avons démarré la finance puis nous allons activer le CRM. Nous avions également fait l’acquisition à travers le Core NetSuite d’autres fonctionnalités, que nous allons déployer petit à petit à travers la TMA* b.workshop. Si on veut le full scope au premier jour, on a toutes les chances pour que ça plante ».
Quels sont vos enjeux de demain ?
O.C. :« Des enjeux de croissance et de scalabilité. L’implémentation de NetSuite nous permet de nous concentrer sur de l’analytique de façon à produire de la qualité et d’être plus en relation avec le client ».
L.C. : « C’est la même analyse pour les aspects financiers, le temps que nous passions à travailler sur nos tableaux Excel à calculer nos écarts de change etc., nous pourrons le consacrer à faire de l’analyse et à fournir de l’information plus rapide et plus juste à l’ensemble des managers de la société. Nous allons pouvoir tout simplement diriger la société et pouvoir prendre des décisions adaptées grâce aux bonnes informations en notre possession.”
Avez-vous quelque chose à ajouter ?
L.C. : L’implémentation d’un ERP a un impact positif sur la valorisation d’une entreprise. A performance identique, une société non cotée peut voir sa valorisation imputée d’une décote pouvant atteindre 45%. Cela s’explique par des exigences moindres, notamment en termes de reporting financier et de gestion des risques. J’estime que l’implémentation sérieuse d’un ERP permet de réduire cette décote d’environ 20%. Il y a donc un bénéfice évident pour les actionnaires, qu’ils soient fondateurs, investisseurs ou salariés ayant accès au capital. GB&S s’impose un niveau d’exigence assez semblable à celui des sociétés cotées, la publication / communication financière en moins. Demain se prépare aujourd’hui.
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Glossaire
Scaler
Capacité d’un produit à s’adapter à un changement d’ordre de grandeur de la demande. L’idée est de maintenir les fonctionnalités et les performances en cas de forte augmentation.
Bests Practices
Meilleures pratiques, ici l’alignement par rapport au standard NetSuite.
SuiteSuccess
SuiteSuccess est une approche d’implémentation de la solution NetSuite s’appuyant sur un contenu préconfiguré, incluant des « best practices » par industrie et une méthodologie d’intégration par lot. Cette approche permet d’accélérer la création de valeur tout en réduisant le délai de mise en œuvre de votre solution ERP. En savoir plus
TMA
b.workshop propose un service de TMA (Tierce Maintenance Applicative) pour aider nos clients à pour répondre à la demande de ses clients qui souhaitaient externaliser la maintenance applicative de JD.Edwards ou NetSuite après un projet de migration ou d’implémentation. En savoir plus sur la TMA.
