La dématérialisation des factures B2B, c’est pour bientôt ! Le gouvernement a annoncé le report de l’entrée en vigueur de la réforme initialement prévue le 1er juillet 2024. La nouvelle date n’est pas encore connue mais ce délai va nous permettre de mieux anticiper la réforme.
En tant que DAF/DSI, vous allez devoir vous y conformer mais ne savez pas par où commencer pour mener à bien ce chantier ? Voici quelques étapes clés pour vous lancer.
Pour rappel des objectifs et avantages de la réforme, vous pouvez consulter notre précédent article ici.
Dématérialisation des factures : techniquement, qu'est-ce qu'il se passe ?
Concrètement, il ne sera bientôt plus possible d’envoyer vos factures par e-mail ou par courrier à vos clients. Toutes les factures devront être émises dans un format structuré (UBL, CII ou Factur-x) et transmises à vos clients, non plus directement mais soit via la PPF, soit une PDP, soit une OD : il s’agit de l’e-invoicing.
Il vous sera également obligé d’accepter de recevoir les factures de vos fournisseurs sur ce même format électronique. Vous devrez aussi transmettre les informations de e-reporting à l’administration. Le e-reporting s’applique à toutes les opérations commerciales qui ne sont pas concernées par l’e-invoicing. Il s’agit ainsi de transmettre à l’administration fiscale les données de transaction B2C, ou celles liées à des opérations avec l’étranger.
Dès aujourd'hui, quelles sont les actions que je peux mener ?
- Constituer un groupe multi-métier : la DSI sera la première impactée, mais il faut aussi embarquer les équipes métiers (comptables, acheteurs, administrations des ventes…). Pour cela, il vous faut identifier des porteurs de projets. Ces personnes-là auront un rôle clés dans les étapes suivantes.
- Cartographier vos flux entrants et sortants : comment sont reçues et envoyées vos factures ? Disposez-vous d’un seul ERP ? Quelles sont les informations déjà présentes sur la facture ? Quelle est la volumétrie ?… Autant de questions à se poser pour avoir une vision claire sur ses flux.
- Anticiper l’impact sur le référentiel : vérifier que vos données fournisseurs et clients sont bien à jour (unicité du référentiel, présence du numéro de TVA Intra-communautaire, du numéro de SIRET…). En effet, un annuaire centralisé sera construit à partir des données clés telles que les numéros de SIRET, de SIREN ou le code service.
- Prévoir les impacts techniques : quels vont être les impacts sur mon ERP ? Si j’utilise une solution de dématérialisation, va-t-elle bien être PDP ? Si j’utilise déjà Esker, ai-je une montée de version à prévoir ? La facturation électronique va bouleverser votre système d’information, profitez-en pour l’optimiser !
- Outillez-vous et faites le choix de la bonne solution : il existe 3 différents grands types de solution par lesquels passer pour envoyer vos factures :
Bien comprendre qui sont les différents types d’acteurs :
- PPF (Portail Public de Facturation) : c’est un outil gratuit directement mis à disposition par l’Etat. Cet outil offre les fonctionnalités nécessaires pour se conformer à la loi de finance mais n’offrira pas de possibilité d’automatisation. Concrètement, vous devrez à chaque fois vous connecter manuellement à la PPF pour récupérer ou déposer vos factures.
- Les Opérateur de Dématérialisation (OD) : ce sont des acteurs offrant des services de dématérialisation mais qui n’ont pas été certifiés par l’administration, ces derniers ne peuvent donc pas être raccordés directement à la PPF.
- Les PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) : tiers de confiance immatriculés et certifiés pour 3 ans renouvelables permettant de transmettre les données à l’administration. Elles se chargent d’émettre et de recevoir vos factures depuis/vers votre ERP. Les PDP permettent l’archivage des factures pendant 10 ans.
Pour les entreprises qui ont un grand nombre de factures, nous recommandons de passer par une solution immatriculée PDP.
Pour rappel, ne pas respecter la loi de finance expose à des sanctions financières : 15€ par facture (plafonné à 15.000€ par an)
Dématérialisation des factures : les points fort de la solution Esker
Si vous souhaitez souscrire à une plateforme de dématérialisation de factures (PDP), il vous faut encore choisir laquelle ! A b.workshop, nous avons pris grand soin de comparer et analyser les solutions existantes sur le marché et nous avons choisi Esker pour accompagner nos clients.
Pourquoi Esker ? Esker est en mesure de vous accompagner sur l’intégralité de vos flux clients et fournisseurs et assurera votre conformité. De plus, leurs nombreuses fonctionnalités avancées vous permettront d’adapter l’outil à vos besoins.
Comment ça fonctionne ?
Flux Factures fournisseurs : Esker sera bien entendu en mesure de récupérer les factures depuis la PPF ou depuis une autre PDP (selon la solution retenue par le fournisseur). La plateforme vous offre également d’autres fonctionnalités telles que l’approbation des factures fournisseurs, un grand nombre de rapports ou encore des contrôles supplémentaires tels que le contrôle de l’IBAN (limitant ainsi les fraudes à l’IBAN).
Flux factures clients : Vous enverrez depuis votre ERP vos factures (de préférence au format PDF+XML) et Esker se chargera de les convertir au bon format et de les envoyer à l’administration. Esker mettra à disposition tous les statuts pour vous permettre de monitorer votre activité.
Le partenariat b.workshop/Esker : un duo déjà en marche
Pour tester le dispositif en conditions réelles et proposer un dispositif adapter aux besoins des entreprises, le gouvernement a proposé une phase dite pilote. La solution Esker s’est portée candidate et a été sélectionnée !
Une équipe a alors été constituée réunissant des solutions candidates au statut PDP et des clients existants déja Esker. Preuve d’un partenariat qui fonctionne déjà, parmi ces clients Esker, l’un d’eux avait choisi b.workshop pour son implémentation.
Besoin d’aide pour vous y préparer ?
b.workshop travaille en partenariat avec Esker, plateforme cloud de digitalisation, pour vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation de vos factures.
N’hésitez pas à prendre contact avec nous si vous souhaitez plus d’informations sur la dématérialisation des factures ci-dessous :
Nous contacter
Rachel Rola
06 33 10 39 83
Alycia Cornet
07 57 43 73 12
