Nouveautés Esker
Régulièrement Esker met à disposition des nouveautés sur les différents modules de la solution globale Esker (Achats, Factures fournisseurs, Notes de frais…).
Elles peuvent être soit disponibles immédiatement sans opération technique particulière, soit via une montée de version. Dans ce cas nous vous conseillons de faire la mise à jour de version sur l’environnement Esker DV. Puis de réappliquer les éventuels spécifiques « non upgradables » et de réaliser une recette pour s’assurer du bon fonctionnement de la solution avant de l’appliquer en production.
Parmi toutes les nouveautés Esker apparues depuis 1 an, nous avons sélectionné celles qui nous semblent les plus intéressantes relatives aux modules demandes d’achat et factures fournisseurs.
Bonne lecture !!
Nouveautés Esker
Facture fournisseur
AP – Gestion des dates de comptabilisation des factures
(V5.258)
- La date comptable proposée sur une facture était jusqu’à présent la date du jour d’envoi de la facture dans l’ERP (sauf si le comptable venait modifier cette date avant de lancer la comptabilisation).
- Un calendrier permet dorénavant de définir une date comptable en fonction du jour de traitement de la facture : dans l’exemple ci-dessous une facture traitée entre le 1er et le 5 février 2023 aura par défaut la date comptable du 31/01/2023.
- Dans Esker il n’y a pas de contrôle direct sur les périodes ouvertes ou fermées dans l’ERP (à part avec SAP), cette fonctionnalité peut être utile pour signifier les quelques jours en début de mois pendant lesquels il est toujours possible de saisir des factures sur la période comptable du mois précédent.
AP – Gestion des doublons
(V5.247)
- Le critère de détection d’un doublon de facture se fait sur : la date de facture, le numéro de facture ou le montant TTC : par défaut il suffisait que l’une de ces 3 informations soit identique pour considérer qu’un fournisseur avait envoyé une facture 2 fois. Il était possible de modifier cette règle fournisseur par fournisseur pour éviter les faux doublons (en effet un fournisseur peut émettre deux factures du même montant ou bien deux factures à la même date).
- Dorénavant cette règle peut être définie dans la configuration et s’appliquer par défaut à tous les nouveaux fournisseurs :
AP – Tentative de rapprochement en cas de réception manquante
(V5.240)
- Cette fonctionnalité concerne les factures avec commande pour lesquelles la commande concernée n’a pas encore été réceptionnée dans l’ERP (ou dans Esker si le module « Demande d’achat » est utilisé).
- Dans ce cas la facture ne peut pas être rapprochée & le comptable en charge de sa vérification peut l’écarter avec le code motif « En attente de l’entrée de biens et services ».
- Chaque nuit (la fréquence est paramétrable), un processus automatique procède au rapprochement s’il voit que la réception a eu lieu entre temps et dans ce cas repasse la facture au statut « A vérifier » pour que le comptable puisse l’envoyer en comptabilisation dans l’ERP :
AP – Personnalisation des motifs de rejet, mise à l'écart, mise en attente et retour comptable
(V5.240)
- Le comptable peut « Ecarter » ou « Rejeter » une facture, l’approbateur peut la « Mettre en attente ».
- Dans ces 3 cas la personne peut indiquer un motif ainsi qu’un commentaire :
- Cette liste de motifs est dorénavant paramétrable dans la configuration et la liste standard peut ainsi être complétée et modifiée par l’administrateur ESKER :
AP – Approbation en parallèle des factures
(V5.243)
- Pour la définition des règles de workflow, il est dorénavant possible de choisir si les personnes impliquées dans l’approbation d’une facture peuvent approuver en parallèle ou si l’une doit approuver pour qu’ensuite seulement l’autre puisse le faire.
- Cette option ne s’applique que pour des approbateurs de même niveau (par exemple lorsqu’une facture est imputée sur 2 centres de coût qui ont chacun leur responsable désigné).
- Elle ne s’applique pas lorsqu’un responsable de centre de coût et son N+1 doivent approuver une facture (si le montant dépasse la limite autorisée du responsable) : dans ce cas, le responsable doit approuver et son N+1 ensuite.
Nouveautés Esker
Achat
ACHATS – Catalogue multi fournisseurs achats
(V5.256)
- Cette nouveauté permet pour un article donné de gérer un ou plusieurs fournisseurs avec ses références, son tarif et sa période d’application :
- Dans les versions précédentes, un seul fournisseur pouvait être associé à l’article, il fallait donc potentiellement créer autant d’articles que de fournisseurs concernés.
ACHATS – Retour des articles
(V5.254)
- Un nouveau bouton action est disponible dans l’écran ESKER de réception des commandes :
- Il permet de retourner au fournisseur tout ou partie d’une réception faite préalablement, par exemple :
- Une notification de commande retour est alors envoyée sur le portail du fournisseur, les quantités retournées sont réouvertes dans la commande vous donnant l’opportunité de faire une nouvelle réception et/ou d’annuler définitivement la quantité si elle n’a plus lieu d’être.
ACHATS – Centre de coût optionnel
(V5.267)
- Lorsqu’une personne saisit sa demande, il peut ne pas renseigner de centre de coût sur les lignes d’achat dès lors qu’un contrôleur est désigné pour vérifier la demande en question (soit déterminé automatiquement par une règle de workflow, soit renseigné manuellement par le demandeur).
- S’il n’y a pas de contrôleur alors le centre de coût reste obligatoire :
ACHATS – Consultation des conversations sur le portail fournisseur
(V5.257)
- Un panneau « Conversations » a été ajouté sur le portail auquel peuvent avoir accès les fournisseurs :
- Il affiche aussi bien les messages générés automatiquement lorsque certaines actions sont réalisées dans Esker (approbation, réception commande…) que les messages envoyés spécifiquement au fournisseur par l’acheteur, le comptable ou autre personne via la messagerie ESKER.
