La nouvelle Release NetSuite 2021.1 arrive dans un mois !
b.workshop s’est penché en détail sur le contenu de la “Release Note”. Parmi les nombreuses nouveautés que nous apporte NetSuite, nous avons décidé dans cet article de vous expliquer les améliorations suivantes :
La numérotation avancée des documents comptables
Advanced Numbering
Cette nouvelle fonctionnalité va faire plaisir aux comptables ! NetSuite fait évoluer son système de numérotation des documents et met en place, à partir de la release 2021.1, la fonctionnalité « Advanced Numbering » permettant d’intégrer l’année fiscale à la numérotation de vos documents.
Prenons le cas concret des numéros de factures clients, il vous sera maintenant possible d’intégrer une numérotation par année fiscale et de réinitialiser le compteur à 1 au début de celle-ci.
Cela vous permettra donc un meilleur suivi de vos factures clients et vous assurer de respecter une séquence chronologique continue par année fiscale.
Dernière nouveauté en matière de numérotation, il est maintenant possible de créer plusieurs règles de numérotation pour un même type de document. Prenons l’exemple d’une facture, vous pourrez paramétrer une numérotation dédiée pour vos factures proforma et également une numérotation pour vos factures définitives.
Les avantages :
- Gestion via les années fiscales (y compris si l’année fiscale est à cheval sur 2 années civiles) : Numérotation basée sur les années fiscales
- Continuité de service lors de l’activation de la fonctionnalité, avec migration des règles précédentes
- Optimisation du suivi de vos transactions : année liée à la transaction directement visible dans la numérotation et fiabilisation d’un numéro de séquence continu par année fiscale
- Fonctionne également pour les imports (CSV et script d’interfaçages)
Saisie d’une facture à partir de la réception
Create Bill from Item Receipt
Si vous êtes dans le cas où votre processus achat nécessite la réception systématique de vos commandes, lisez bien ce qui suit. Il arrive que vous réceptionniez complètement ou partiellement selon les conditions d’achat signées avec votre fournisseur. Dans le cadre d’une réception partielle, NetSuite ne vous permettait pas de créer la facture depuis la réception, celle-ci reprenait donc les informations et les quantités globales présentes sur la commande d’achat.
La fonctionnalité évolue et donne la possibilité de saisir cette facture directement à partir de la réception. Cela permettra à la facture de se baser uniquement sur les quantités réceptionnées.
Vous commandez 10 ordinateurs au fournisseur X. X vous informe qu’il livrera 5 ordinateurs le mardi et 5 autres le vendredi. Il fournira les factures liées à chaque livraison le vendredi. Dans NetSuite vous enregistrerez une réception le mardi et une autre le vendredi. Pour générer les deux factures, vous n’aurez qu’à cliquer sur le bouton “Bill” de chaque réception. Les 2 factures hériteront des informations fournisseur de la commande d’achat et du nombre d’ordinateur reçu de chaque réception.
Les avantages :
- Saisie facilité et risque d’erreur réduit
- Ecart sur le compte de facture non parvenue limité
Le paiement des acomptes Fournisseurs
Processing of Vendor Prepayment Transactions
L’acompte fournisseur est au cœur des mises à jour depuis plusieurs releases.
Lorsque vous deviez réaliser un acompte de 30% à votre fournisseur X suite à l’enregistrement d’une commande, vous deviez suivre les étapes suivantes :
- Saisie de vos acomptes dans NetSuite pour passer l’écriture comptable.
- Connection sur votre espace bancaire et enregistrement manuel du paiement de cet acompte.
La mise à jour NetSuite 2021.1 fait évoluer la Suitapp « Electronic Bank payments » ! Elle permet désormais l’intégration des acomptes fournisseurs lors de la génération du fichier de paiement XML transmis à votre institution bancaire. Ainsi, vous pourrez réaliser le paiement de vos acomptes lors de vos campagnes de paiements dans NetSuite.
Les avantages :
- Réduction des opérations bancaires manuelles
- Réduction des risques d’erreurs
- Rapidité du paiement des acomptes fournisseurs
Le groupement de factures
Invoice Groups Feature Enhancements
La Release 2020.2 apportait la nouvelle fonctionnalité : Groupement de factures. Fonctionnalité largement attendue puisqu’elle nous permettait de regrouper différentes factures pour un même client et donc d’y associer un seul paiement. (Pour ceux qui étaient passés à côté, on vous remet le lien : Nouvelles fonctionnalités NetSuite Release 2020.2 – b.workshop)
Bonne nouvelle, cette fonctionnalité continuer d’évoluer, grâce à la Release 2021.1 nous pouvons désormais rattacher une facture à un groupement de facture directement depuis la transaction ! Pour rappel, avant cette amélioration, il fallait passer par l’écran « Groupement de factures » pour faire cette manipulation.
Dorénavant l’écran de facture dispose de deux nouveaux boutons:
- Ajouter au groupe : permet de rattacher la facture à un groupe existant
- Décocher pour le groupement : permet de rendre la facture non attachable à un groupe
Les avantages :
- Regrouper plusieurs factures sous une seule référence, directement depuis la transaction ;
- Appliquer les paiements acceptés au niveau du groupe de facture à des factures individuelles ;
- Réduire le temps de rapprochement Paiements/Factures et améliorer le flux de trésorerie.
Mobilité et scan sur les processus de production
Fonctionnalité NetSuite : Warehouse Management Enhancements (SCM Mobile + WMS SuiteApp)
Manufacturing mobile est une fonctionnalité dédiée aux entreprises de logistique et/ou de production qui ont un besoin fort de saisir leur consommation de matières en temps réel.
C’est une fonctionnalité puissante donnant accès à des écrans déportés et largement simplifiés pour enregistrer vos transactions NetSuite (bundle SCM Mobile, id =338600).
Avant la release 2021.1, nous devions saisir sur un ordinateur nos déclarations de matières. La nouvelle application mobile : Manufacturing mobile, permet l’utilisation d’un lecteur de code barre pour l’enregistrement des données. Les principales fonctions du module sont :
Les avantages :
- Outil efficace, simple d’utilisation et Paramétrage rapide
- WMS et Manufacturing Mobile features co-existent sur la même interface avec un seul outil de scan
- On peut enregistrer des quantités supérieures ou inférieures à celles prévues par la nomenclature
- Plusieurs opérateurs peuvent effectuer la même opération sur l’interface mobile.
