Pour la plupart d’entre nous, l’heure de la bascule sur la nouvelle release de NetSuite (2020.2) se rapproche. b.workshop s’est penché en détail sur le contenu de la « Release Note ». Parmi ces nombreuses nouveautés, nous avons décidé d’approfondir les sujets suivants :
Nouveautés SuiteAnalytics
Pour ceux qui ne l’ont pas encore découvert, NetSuite fournit un outil de BI intégré permettant de générer des reporting complexes. Dans le cadre de son amélioration continue, NetSuite amène, avec la release 2020.2, une mise à jour majeure permettant de croiser plusieurs sources de données (« dataset ») dans un seul classeur (« Workbook »).
Dans un même classeur il sera désormais possible d’afficher votre performance de chiffre d’affaires (provenant d’un sales dataset) ainsi que l’évolution de vos clients (customer dataset).
D’autres nouveautés ont été ajoutées telles que l’amélioration de l’interface utilisateur pour la gestion des formules, des filtres ou encore le partage du Workbook avec tous les utilisateurs (par rôle dans la précédente version).
Avantages :
- Rassembler plusieurs reports dans un seul Workbook ;
- Diffusion des Workbooks simplifiée ;
- Création des formules optimisées.
Limites :
- Toujours pas la possibilité d’exporter les workbooks sous Excel ;
- Impossibilité de mixer deux tables de données dans une feuille d’un workbook.
La nouvelle fonctionnalité
Invoice Grouping
Il est possible que certains de vos clients vous aient demandé de regrouper plusieurs factures en une seule. Or, cette fonctionnalité n’était pas disponible dans NetSuite. La release 2020.2 nous permet de répondre à ce besoin.
La fonctionnalité de groupement de factures peut s’appliquer à tous types de clients si l’option est activée sur sa fiche. Les factures seront alors groupées selon des critères spécifiques (par filiales, axes analytiques, etc.). Le paiement appliqué au « groupe » de factures est ensuite appliqué individuellement et automatiquement à chacune des factures qui le composent. Tant que le paiement n’a pas été appliqué, il sera toujours possible d’ajouter ou de supprimer certaines factures du groupe.
Avantages :
- Regrouper plusieurs factures en une seule référence de facture ;
- Appliquer les paiements acceptés au niveau du groupe de facture à des factures individuelles ;
- Réduire le temps de rapprochement Paiements/Factures et améliore le flux de trésorerie.
Limites :
- Utiliser un nouvel écran pour grouper les factures ;
- Facturation en deux temps : génération des factures puis groupement des factures.
Import automatique des relevés bancaires (connexion SFTP)
Une nouvelle SuiteApp est disponible afin de permettre l’import automatique des relevés bancaires dans NetSuite grâce à la connectivité SFTP (Secure File Transfer Protocol). Les fichiers sont récupérés tous les jours et importés automatiquement dans NetSuite.
Il est nécessaire de renseigner l’URL de connexion au compte bancaire ainsi que les accès. Grâce à ces informations NetSuite peut réaliser l’import de façon automatique.
Avantages :
- Elimination de manipulations manuelles pour l’import des relevés bancaires ;
- Connexion sécurisée avec la banque grâce à la configuration SFTP.
Limites :
- Aucune possibilité de renseigner une liste des adresses IP utilisées ;
- Aucune possibilité d’import de relevés bancaire au format zip ;
- Les fichiers PGP (Pretty Good Privacy) ne sont pas supportés.
Création automatique des transactions à partir du relevé bancaire
Lors de votre rapprochement, il est obligatoire de saisir manuellement les frais bancaires non rapprochés en créant une OD. Avec cette nouvelle Release, il est dorénavant possible d’automatiser le processus de création et de rapprochement
Les règles d’auto-création vous permettent de créer et de faire correspondre automatiquement les éléments suivants :
- Sur les comptes de type « Banque »
- Remise en banque (Dépôts)
- Chèque (frais)
- Sur les comptes de type « carte de crédit »
- Débit (remboursements)
- Charge (frais)
La personnalisation de ces règles est limitée. Elle est similaire à la personnalisation des règles de rapprochement. Elle se base sur les critères suivants :
- Amount
- Date
- Memo
- Payor/Payee Name
- Transaction ID
Par conséquent, vous n’avez plus besoin de saisir manuellement ces transactions si elles ne sont pas présentes dans NetSuite.
Attention : Les lignes bancaires importées et à automatiser doivent avoir un payeur/bénéficiaire ou un mémo (libellé/note) récurrent, car les règles d’auto-création vont se baser sur ces deux champs.
Avantages :
- Création automatique de « remise en banque » et de « chèque » ;
- Gain temps et réduction les erreurs de saisie ;
- Prise en charge des axes analytique
Limites :
- Les « écritures comptables » (journal entries) ne sont pour le moment pas supportées.
- Les règles d’autocréation sont limitées.
- Le montant de la transaction ne doit pas égaler 0
- Seule la relation 1-1 est supportée.
- Pas de montant négatif.
Traçabilité des lots et des numéros de séries
Lorsque le module de suivi du stock est activé, NetSuite offre la possibilité de tracer ses articles par numéro de lot / série.
Dans NetSuite c’est lors d’une entrée en stock que l’on va rattacher à notre article un numéro de lot ou de série. Une fois un composant transformé en produit fini, il perd son numéro de composant en faveur de celui du produit fini / semi fini. La nouvelle SuiteApp « Lot and Serial Number Trace » permet d’assurer le suivi des composants depuis le fournisseur jusqu’au client. Un suivi rétroactif est donc possible et permet de retrouver la source d’approvisionnement liée au numéro de lot ou de série du produit fini / semi fini.
La SuiteApp intègre un outil de recherche permettant d’afficher l’ensemble des informations liées au numéro de série / lot.
La SuiteApp de traçabilité des numéros lots / série permet donc de tracer facilement les éléments suivants :
- Les vendeurs associés : fournissant les articles portant un numéro de lot ou de série
- Les clients associés : à qui sont vendus les lots / séries de l’article fini / semi fini
- Des détails supplémentaires : telle que la date d’expiration, la quantité en stock, etc.
Les limites
- Traçabilité des lots et des numéros de séries;
- L’ensemble des informations (transactions et stock) sur une même page;
- Visualisation des différentes étapes de composition d’un produit.
Les limites
- Il n’est possible de sélectionner qu’un seul numéro de lot / série à la fois.
- Il n’est possible de sélectionner qu’une seule filiale à la fois.
Création automatique des tiers inter-compagnie
Prenons le cas de la société DEF qui vient d’être achetée par la société ABC. ABC facturera des frais de gestion à DEF. Pour que cette facturation puisse être réalisée, il faut créer dans NetSuite le client pour la société ABC représentant DEF et le fournisseur pour la société DEF représentant ABC. La release 2020.1 permettait à l’aide d’un écran spécifique (création d’une “forme” client et fournisseur) de définir les critères de relation évoqués ci-dessus (« primary subsidiary » & « representative subsidiary ») et de les créer pour toutes les sociétés du groupe. Cette opération peut être chronophage et source d’erreur.
La release 2020.2 permet la création automatique des clients et fournisseurs inter-compagnies sur la base de la liste des filiales et d’un préfixe assigné par l’utilisateur. Les tiers sont créés et visibles dans la liste des sociétés du groupe.
Avantages :
- Gain de temps à la création
- Réduction des erreurs lors de la création
- Uniformité des clients et fournisseurs inter-compagnie ;
- Lien entre les filiales et les tiers inter-compagnies.
Limites :
- Pas de possibilité de limiter les filiales pour lesquelles les tiers inter-compagnies sont générés.
