La nouvelle Release NetSuite 2021.2 est sur le point de basculer en Production !
b.workshop s’est penché en détail sur le contenu de la « Release Note ». Parmi les nombreuses nouveautés que nous apporte NetSuite, nous avons décidé dans cet article de vous expliquer les améliorations suivantes :
Achats sur projets
Purchase to Project
Avant la release NetSuite 2021.2, pour suivre les commandes d’achats et factures liées au projet, les équipes projet devaient se rendre dans l’onglet « related records » et identifier ces différentes transactions. Il était donc assez fastidieux de calculer les coûts réels du projet.
Aujourd’hui grâce à la nouvelle application NetSuite Purchase to Project, les chefs de projet peuvent plus facilement contrôler les achats faits sur le projet. En effet, les commandes d’achats et factures en lien avec le projet sont maintenant accessibles et centralisées dans un nouvel onglet « Procurement » (disponible sur la tâche de projet et la fiche projet).
Par ailleurs, il est désormais possible grâce à la check box « Project Vendor » d’identifier les fournisseurs vendant des biens et/ou services utilisés par les projets. Ainsi, dans le nouveau formulaire « Custom Purchase Order – Projets », ils peuvent être rappelés dans le champ « Project vendor » de la commande.
Une fois les commandes et les factures associées aux projets créés, celles-ci apparaissent directement sur la fiche de projet et/ou la tâche projet.
Les Avantages :
- Création de la PO à partir du projet
- Suivi facilité des achats liés au projet
- Suivi des achats liés à une tâche
Numérotation automatique des lots
Lot auto Numbering
Vous l’attendiez, la release NetSuite 2021.2 vous l’offre : la fonctionnalité Lot Auto Numbering est enfin là !
Terminé les développements pour générer automatiquement des numéros de lots de stocks entrants. Terminé les écrans spécifiques pour associer un numéro de lot fournisseur à un lot réceptionné, associer une date de fabrication ou encore un numéro de série à un lot fabriqué.
Vous pouvez désormais faire cela plus facilement et plus rapidement directement depuis les écrans standards de NetSuite. Le Lot Auto Numbering concerne les transactions d’entrée en stock (achat et réception, ordre de fabrication et déclaration de production).
En effet, cette fonctionnalité vous permet de construire un numéro de lot composé d’autant d’éléments que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de créer ces éléments. Exemple : N° lot = lot fournisseur + YYYYMMDD + incrément automatique. Vous pouvez établir autant de format de lot que vous souhaitez et en associer un différent à chaque article. L’activation se faisant au niveau article, vous pouvez opter de ne pas l’utiliser pour les articles de votre choix.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet aussi d’associer au numéro de lot standard de NetSuite une information supplémentaire, que l’utilisateur pourra saisir au même moment, sans que celle-ci ne soit utilisée dans le format du lot. Par exemple, vous pourrez saisir dans l’écran de détails des stocks le numéro de lot fournisseur en plus de votre numéro de lot interne NetSuite. Les deux seront alors liés et la traçabilité n’en sera que meilleure.
Les avantages :
- Numérotation automatique des numéros de lot
- Création de format de lots personnalisés
- Ajout de champs supplémentaires sur l’écran de détails des stocks
- Personnalisation des lots par article
- Meilleure traçabilité des lots
Application de caisse automatisée
Automated Cash Application
Cette nouvelle fonctionnalité de NetSuite se base sur les relevés de compte bancaires importés. Elle isole les encaissements clients et permet de créer la transaction correspondante dans NetSuite avec rapprochement ou non de factures.
Lorsque de nouvelles lignes de relevés sont importées, NetSuite recherche le client en se basant sur les coordonnées bancaires de celui-ci. Si elles sont enregistrées dans sa fiche client, il propose le client. Sinon il est possible de saisir ou choisir le client dans la liste proposée. Après saisie du client, NetSuite propose par défaut de rapprocher avec la facture la plus ancienne due dont le montant est égal au paiement reçu. Il sera possible lorsque la proposition est incorrecte d’effectuer le rapprochement manuellement.
Avantages :
- Création facilitée de la transaction de paiement client avec ou sans rapprochement de facture
- Rapprochement automatique avec la ligne de relevé de compte après la création du paiement.
- L’encaissement créé a pour mémo la description de la ligne de relevé de banque
- Réduction des erreurs
- Gain en productivité
Rapprochement bancaire en masse
Bulk Matching
La mise à jour lors de la release NetSuite 2021.2 apporte une amélioration notable dans l’interface et l’utilisation de la fonctionnalité de rapprochement bancaire. En effet, il était impossible de sélectionner en masse des transactions lors du rapprochement. Il vous sera maintenant possible de le faire. Cette amélioration vous facilitera l’utilisation, car il est régulier de rencontrer une ligne dans votre relevé correspondant à X lignes dans les transactions NetSuite.
Avantages :
- Gain de temps
- Taux d’erreur réduit
Suite Analytics – Export au format CSV
Suite Analytics – Export to CSV
Suite Analytics était une évolution majeure lors de sa sortie il y a environ 3 ans. À chaque release, elle fait l’objet d’amélioration visant à répondre aux besoins des utilisateurs sur les rapports. Avant la release, il était impossible d’exporter sous format CSV les classeurs (Workbooks). Cette possibilité était restreinte aux jeux de données de Suite Analytics. Maintenant, il vous sera possible de les extraire sous format CSV. Cette mise à jour vous permettra d’exploiter davantage l’intérêt des workbooks permettant de combiner plusieurs databases.
Avantages :
- Extraction de jeux de données croisés pour retraitement dans Excel
- Expérience utilisateur améliorée
Autoriser les modifications n'affectant pas les écritures comptables
Allow non GL Posting
La fonctionnalité « Allow non GL Posting » vous permet de venir modifier les informations d’une transaction n’ayant aucun impact comptable.
Imaginons que vous êtes lors de la clôture annuelle et que vous souhaitez passer une provision pour la taxe d’apprentissage. Ne connaissant pas la date de prélèvement, vous ne pouvez utiliser la fonctionnalité native de contrepassation, car la période sera clôturée lorsque vous serez prélevé. Avec cette fonctionnalité activée, vous aurez la possibilité de modifier le champ reversal date lors du prélèvement. La contrepassation sera réalisée automatiquement sur la période ouverte choisie et vous n’aurez pas à la saisir manuellement.
Dorénavant, il sera possible de choisir les préférences de comptabilité et de l’activer sur toutes les nouvelles périodes comptables. Avant la Release NetSuite 2021.2, l’activation se faisait sur chaque période manuellement.
Avantages :
- Évite la réouverture d’une période pour une modification mineure
- Accès restreint grâce à une permission spécifique
- Permet la mise à jour rapide d’informations sur une transaction ou plusieurs transactions
Merci de votre lecture !
